Planiranje događaja

• Odabir opšte teme za događaj
• Izradu budžeta
• Odabir mesta za održavanje događaja
• Pregovaranje sa nadležnima za lokacije na kojima se planira održavanje događaja
• Angažovanje spoljnih saradnika
• Planiranje menija
• Angažovanje ugostitelja
• Organizovanje gostovanja: umetnika, govornika, predavača...
• Koordinacija transporta
• Izbor vizuala i poruke koji će pratiti događaj
• Planiranje razvoja svih grafičkih, audio i video materijala

Upravljanje (realizacija) događajima i planiranje događaja se često mešaju, iako su to dve veoma različite stvari. Jednostavno, planiranje i upravljanje nisu isto. Iako se skupovi veština ove dve funkcije preklapaju, to su dve različite funkcije. To može da stvari probleme onima koji rade sa klijentima, a koji misle da im je potreban menadžer događaja - kada im je ustvari potreban planer događaja.

Ako govorimo o planiranju događaja, ključna operativna reč ovde je planiranje. Svi događaji - od koncerata do festivala, velikih korporativnih okupljanja i team buildinga - počinju sa nekom vrstom plana. Početni razgovori sa klijentima u vezi sa idejama događaja, temama, poželjnim datumima i smernicama za budžet su deo procesa planiranja događaja.

Planiranje događaja uključuje blisku saradnju sa klijentom na dizajniranju događaja koji odražava klijentovu viziju okupljanja i ispunjava cilj događaja. Klijenti koji angažuju planera događaja angažuju nekoga da isplanira sve aspekte događaja, uključujući povezane detalje i akcije, i da vidi taj događaj do njegovog završetka.

Svaka vrsta događaja je sastavljena od brojnih segmenata koji se uklapaju kao delovi slagalice. Svi ovi delovi se na kraju spajaju kako bi stvorili celokupan događaj i ostvarili postavljene ciljeve. Ovaj proces se naziva upravljanje događajima.

Upravljanje događajima uključuje kreiranje, koordinaciju i upravljanje svim različitim komponentama i segmentima događaja, kao i timovima ljudi odgovornih za svaki aspekt.

Definisanje ove dve funkcije je izazovno jer, ne samo da su usko povezane, već se i odgovornosti često preklapaju. Pojedinačni planeri događaja mogu ponuditi usluge upravljanja događajima, a menadžeri događaja takođe mogu ponuditi planiranje događaja. Sve zavisi od individualnog planera ili tima za upravljanje korporativnim događajima, mesta održavanja i samog događaja. Važno je razumeti razlike između njih i odrediti koje usluge želite da vam se pruže.

Magic Moments produkcija vam nudi kompletnu uslugu planiranja i upravljanja događajem koji želite da realizujete.